Pembelajaran untuk trip yang lebih baik

Road-Trip-Planner-TipsMinggu lalu, saya baru saja kembali dari tour yang disponsori oleh vendor dan asosiasi dimana lebih dari 300 peserta mengikuti acara tersebut hingga selesai. Agenda dari acara tersebut adalah kami para pelaku wisata dapat saling bertukar pikiran, ide, dan relasi sehingga dapat menumbuhkan kerja sama yang lebih baik.

Sejatinya acara tersebut disusun cukup rapi dan terorganisir dengan baik, hingga beberapa dari peserta mulai mengambil inisiatif terpisah, sehingga dimulai lah rembetan penundaan yang berujung pada terbengkalai nya susunan acara awal.

Namun sebelumnya, tanpa bermaksud untuk menyudutkan atau merendahkan pihak-pihak tertentu, tulisan ini bertujuan sebagai materi pembelajaran sehingga kita semua (pembaca dan juga penulis) dapat belajar untuk dapat mencegah kejadian yang sama di perjalanan/trip yang di buat.
Berikut beberapa pelajaran yang dapat saya ambil,

1. Having an experienced organizers matter

Selama perjalanan kami, semua "TL" atau organizers nya masih berusia sangat muda. Memang kedewasaan tidak selalu berhubungan dengan umur, namun memiliki beberapa staff yang sudah memiliki pengalaman mengatur group tour sangat berharga, mulai dari sikap dalam menekankan kedisiplinan tamu dalam mentaati jadwal waktu yang sudah tersedia, hingga perhitungan toleransi jadwal ketika ada keterlambatan dari beberapa tamu.
Pada acara terakhir, mulai dari meeting point, perjalanan kami sudah mengalami keterlambatan hampir dua jam dari jadwal seharusnya, hanya dikarenakan oleh kurang dari lima orang peserta yang terlambat (dari total sekitar 75 org).

2. Self-organized delegation have to 'self-organize'

Dalam trip kami juga terjadi perpindahan delegasi ke hotel yang berbeda, yang sudah ditentukan oleh panitia. Perpindahan ini, pada awal nya tidak menimbulkan masalah, karena mungkin semua pihak saling memiliki asumsi yang berbeda.
Tapi setelah terjadi, kami mulai menyadari bahwa kini antar-jemput delegasi meningkat dari antara LIMA hotel yang berbeda menjadi TUJUH hotel yang berbeda. Barangkali tidak terlalu masalah apabila hotel tambahan yang baru berlokasi dekat dengan yang sebelumnya. Tapi yang terjadi adalah tambahan dua hotel tersebut menambah rute putar yang signifikan. Hal ini menjadikan waktu antar-jemput menjadi lebih lama, dan driver pun menjadi lebih mudah tersulut emosi nya, karena selain waktu kerja yang dobel, acara kami pun juga berakhir di pukul 22:00 larut malam.

Seharusnya yang panitia perlu lakukan ketika menghadapi delegasi yang keluar dari kegiatan acara adalah untuk meminta delegasi tersebut untuk self-organize. Dalam artian, untuk semua proses perpindahan dan antar jemput selama acara, delegasi yang pindah tersebut wajib untuk mengatur transportasi dan logistik nya sendiri, seperti menggunakan taksi untuk tiba di meeting point sesuai dengan jadwal awal.

3. Safety matters

Dalam beberapa event kami juga ada beberapa sarana transportasi yang kurang layak. Hal ini mungkin perlu diperhatikan oleh panitia terutama apabila sampai terjadi ada peserta yang terpeleset atau mengalami kecelakaan lain selama berlansung nya acara. Selain merusak nama baik Event Organizer nya, kejadian seperti ini dapat mencoreng reputasi pariwisata Indonesia secara keseluruhan.

4. Default 'no' to special 'fancy' request from delegation

Sebagaimana sudah di diskusikan di point 2 (Self-organized delegation have to 'self-organize'), banyak para peserta yang memiliki berbagai macam keinginan yang dapat mengancam efisiensi keberlansungan acara. Disini panitia harus bersikap arif dan bijaksana untuk mengurangi keinginan-keinginan yang bersifat "fancy" atau keinginan yang kurang penting. Sebagai contoh, di tengah perjalanan kami menuju ke salah satu destinasi wisata, ada sejumlah kecil orang yang ingin menikmati salah satu kuliner di rumah makan yang kami lewati. Kurang nya ketegasan panitia dalam menolak keinginan ini, berujung pada dua bis wisata kami untuk berhenti secara bersamaan demi menunggu sekelompok kecil peserta.

Hal yang demikian menurunkan kesan disiplin dari para panitia di mata para peserta sehingga ke depannya peserta-peserta yang lain akan melakukan hal yang serupa yang pada akhirnya merusak keseluruhan tatanan acara, terutama dari sisi batasan waktu.
Solusi yang seharusnya adalah panitia perlu tegas namun ramah dalam menolak (say 'no') permintaan peserta yang bersifat optional, bukan urgent.

5. Prepared your trip based on varying conditions

Hal yang terakhir ada pada persiapan perubahan kondisi di lapangan. Ketika kami memulai perjalanan, cuaca demikian cerah dan jalanan pun tidak terlalu macet. Namun selama perjalanan ada momen hujan yang cukup deras dan kemacetan yang sangat parah.
Hujan yang cukup deras menjadi beberapa acara kami menjadi cukup berisiko, terutama dari sisi keamanan dan risiko kesehatan pada peserta. Pada beberapa titik, kami harus berhujan kuyup di atas truk bak terbuka, di moment lain kami juga mengalami bash kehujanan (lagi) pada proses penutupan (karena ketiadaan fasilitas pelindung hujan di area parkir)
Pada akhir acara, kami mengalami keterlambatan yang cukup signifikan (sekitar 4 jam) an untuk makan siang dikarenakan oleh keterlambatan peserta dan juga kemacetan parah ketika kembali ke kota.

Namun demikian perlu juga kita garisbawahi bahwa "experience is the best learning". Sehingga dari semua point-point di atas perlu kita camkan sehingga tidak kita ulangi lagi di masa yang akan datang.

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.